Tối ưu năng suất nhằm mục đích:
- Trong cùng 1 quãng thời gian làm đc nhiều việc hơn
- Dành thời gian cho những việc quan trọng
I. Dành thời gian cho những việc quan trọng
1. Họp
- Bỏ họp nhiều nhất có thể: Rời khỏi, từ chối họp nếu nó không mang lại giá trị hoặc bản thân không cung cấp giá trị gì cho các cuộc họp
- Nguyên tắc: Họp thật nhanh, Có mục tiêu, nội dung cuộc họp trước – dành 5-10’ đọc trước nội dung cuộc họp, bỏ các cuộc họp 1 chiều
- Tư duy: Mọi cuộc họp không nên diễn ra, nếu nó diễn ra thì cần: họp nhanh và hiệu quả
- Giới hạn: Số người tham dự cuộc họp, tối đa 12 người, 4-6 người là lý tưởng
2. Giao tiếp
- Giao tiếp trực tiếp với người cần làm việc và giải quyết đc việc nhanh
3. Email, chat
- Viết mail ngắn gọn, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề
II. Làm được nhiều việc hơn trong 1 quãng thời gian
1. Today list
- Viết đầu ngày, Cập nhật cuối ngày
- Phá vỡ thời gian thành các phút, 15’ cho 1 Block. Giúp cho xử lý cho các việc nhỏ trong ngày
- Những công việc >15’ thì nên bẻ thành các mốc 15’
- Những công việc không thể đặt mốc 15’ nên đặt thời gian 3-4 lần của 15’
- Sắp xếp những công việc có tính chất giống nhau vào cùng 1 khung giờ
- Xác định việc ưu tiên và giải quyết nó vào đầu ngày
2. Khác
- Ngủ đủ (6-7 tiếng)
- Tắm buổi sáng
- Không dùng chất kích thích trước 10 h sáng
- Chỉ nghe nhận xét tiêu cực để tập trung cải thiện
- Bắt đầu bằng suy nghĩ là mình làm điều này, điều kia chưa tốt. Vẫn còn cải thiện đc
- Sau khi hết thời gian today list list của 1 công việc thì STOP việc đó và chuyển sang việc khác ngay. Hoặc lùi các việc không quan trọng. về sau để giải quyết cho xong việc
- Thứ tự ưu tiên: Logic -> Dữ liệu -> Quy trình
