Quy trình này được thiết kế dành cho các nhà lãnh đạo, quản lý và nhân sự tại các doanh nghiệp Việt Nam mong muốn áp dụng OKRs một cách bài bản. Tài liệu giúp họ xây dựng hệ thống mục tiêu có tính liên kết cao, xóa bỏ sự rời rạc giữa các bộ phận, từ đó mang lại lợi ích về sự tập trung tuyệt đối, tinh thần chủ động của nhân viên và sự tăng trưởng đột phá cho tổ chức.
Triết lý thiết lập OKRs 3 chiều
OKRs 3 chiều đưa ra cách xây dựng mục tiêu dựa trên hướng tiếp cận đồng thời từ dưới lên (bottom-up), trên xuống (top-down) và chéo sang (cross-functional). Khác với mô hình quản trị truyền thống (thác đổ), phương pháp này giúp quá trình thiết lập đơn giản, nhanh chóng và cải thiện sự tham gia của mọi thành viên.
- Dưới lên (50% – 60%): Nhân viên chủ động đề xuất mục tiêu dựa trên thỏa thuận với nhà quản lý.
- Trên xuống: Lãnh đạo đưa ra định hướng chiến lược và các “tảng đá lớn” cần ưu tiên.
- Chéo sang: Các bộ phận đàm phán để hỗ trợ lẫn nhau, đảm bảo không có rủi ro khách quan phát sinh vào cuối chu kỳ.
10 bước xây dựng OKRs quý chi tiết
Quá trình này thường kéo dài từ 3 đến 4 tuần, bắt đầu từ giữa tháng cuối cùng của quý trước và kết thúc vào giữa tháng đầu tiên của quý sau.
Bước 1: Thu thập ý tưởng mục tiêu công ty từ toàn bộ nhân viên 📥
- CEO hoặc ban lãnh đạo đặt câu hỏi: “Theo các bạn, điều gì là quan trọng với công ty trong quý tới nếu các bạn là CEO?”.
- Bước này giúp thu thập nhiều góc nhìn hay từ tiền tuyến mà cấp trên có thể không nắm rõ.
Bước 2: Lựa chọn và công bố mục tiêu công ty 📢
- Lãnh đạo cấp cao bàn bạc, chọn ra 2 đến 3 mục tiêu (tối đa 5) quan trọng nhất, viết chúng một cách rõ ràng, đầy cảm hứng và công bố toàn công ty kèm theo lý do “Tại sao” (Why).
Bước 3: Các thành viên tự xây dựng OKRs nháp của riêng mình 📝
- Mỗi cá nhân tự suy nghĩ và viết bộ OKRs nháp tùy thuộc vào vị trí và nhiệm vụ.
- Lưu ý rằng lúc này nhân viên tự đưa ra góc nhìn mà không bị định hướng bởi Kết quả chính (KRs) của cấp công ty.
Bước 4: Các trưởng nhóm họp liên kết chéo & tinh chỉnh bộ OKRs nháp 🤝
- Các trưởng nhóm họp 1:1 để trình bày ưu tiên của nhóm mình.
- Nếu cần sự hỗ trợ từ nhóm khác, họ sẽ đàm phán để bổ sung vào bộ OKRs của mình.
Bước 5: Giám đốc tạo và công bố OKRs chính thức của mình 👑
- Dựa trên OKRs của các trưởng nhóm, Giám đốc có đủ thông tin và số liệu để tạo ra các Kết quả chính cho bộ OKRs cấp công ty, đảm bảo phát huy tối đa nguồn lực của các nhóm.
Bước 6: Các trưởng nhóm viết bộ OKRs chính thức ✍️
- Lúc này việc thiết lập theo hướng từ trên xuống.
- Trưởng nhóm họp 1:1 với Giám đốc để đàm phán, điều chỉnh bộ OKRs của nhóm mình bám sát theo OKRs của công ty.
Bước 7: Nhân viên viết bộ OKRs chính thức 👤
- Trưởng nhóm công bố bộ OKRs hoàn chỉnh của nhóm.
- Các thành viên trong nhóm điều chỉnh bộ OKRs cá nhân thông qua họp 1:1 với trưởng nhóm và trao đổi chung cả nhóm để hình thành liên kết chéo.
Bước 8: Kiểm tra liên kết chéo trong toàn bộ tổ chức 🔗
- Vì liên kết chéo rất phức tạp, doanh nghiệp nên sử dụng biểu mẫu hoặc phần mềm chuyên biệt như OKRs để đảm bảo không bỏ quên bất kỳ mối liên kết hay sự phụ thuộc nào giữa các bên.
Bước 9: Kiểm tra chất lượng OKRs 🔍
- Đội ngũ OKRs Master và OKRs Guard sẽ kiểm tra lại toàn bộ các bộ OKRs để đánh giá và sửa chữa những lỗi sai (như viết quá nhiều mục tiêu, KRs không có số, KRs chỉ là danh sách việc cần làm).
Bước 10: Công khai OKRs của toàn bộ tổ chức 👁️
- Mọi bộ OKRs (kể cả của CEO) được công bố công khai qua Google Sheets hoặc phần mềm quản lý mục tiêu.
- Tính minh bạch này giúp mọi người đều có quyền xem mục tiêu của nhau để cùng phối hợp.
Những câu chuyện về sự thực thi và liên kết
Câu chuyện về “Tảng đá lớn” tại YouTube
- Tại YouTube, ban đầu mọi người đua nhau làm hàng ngàn việc khác nhau khiến nỗ lực bị phân tán.
- Sau đó, lãnh đạo yêu cầu mỗi nhóm chỉ nhận diện vài thứ gọi là “tảng đá lớn” cho mỗi quý.
- Nhờ sự tập trung này, các nhóm hiểu rõ ưu tiên và phối hợp nhịp nhàng hơn để đạt mục tiêu chung.
Câu chuyện đàm phán mục tiêu của bộ phận Kinh doanh 🍎
- Trong một quý, bộ phận Kinh doanh đặt mục tiêu “Đẩy mạnh doanh số”.
- Họ nhận ra cần thêm 3 nhân sự mới để thực hiện.
- Ngay lập tức, họ đàm phán với bộ phận Nhân sự để đưa việc tuyển dụng này vào OKRs của Nhân sự, và bộ phận Kế toán cũng chuẩn bị ngân sách tương ứng.
- Sự bàn bạc đa chiều ngay từ đầu quý giúp loại bỏ các rủi ro khách quan vào cuối chu kỳ.
Bảng tổng hợp quy trình thiết lập mục tiêu
| Thứ tự | Bước thực hiện | Chủ trì/Người sở hữu | Thời điểm đề xuất |
|---|---|---|---|
| 1 | Thu thập ý tưởng mục tiêu công ty | Ban lãnh đạo + Toàn thể nhân viên | Tuần 1 (trước chu kỳ) |
| 2 | Lựa chọn & Công bố mục tiêu công ty | CEO/Ban giám đốc | Tuần 2 (trước chu kỳ) |
| 3 | Xây dựng OKRs nháp cá nhân | Toàn thể nhân viên | Tuần 2 (trước chu kỳ) |
| 4 | Họp liên kết chéo cấp quản lý | Các trưởng nhóm/phòng | Tuần 3 (trước chu kỳ) |
| 5 | CEO hoàn thiện OKRs công ty | CEO/Ban giám đốc | Tuần 3 (trước chu kỳ) |
| 6 | Trưởng nhóm viết OKRs chính thức | Trưởng nhóm/phòng | Tuần 4 (trước chu kỳ) |
| 7 | Nhân viên viết OKRs chính thức | Nhân viên + Trưởng nhóm | Tuần 1 (trong chu kỳ) |
| 8 | Kiểm tra liên kết chéo toàn công ty | OKRs Master/Guard | Tuần 2 (trong chu kỳ) |
| 9 | Kiểm tra chất lượng OKRs | OKRs Master/Guard | Tuần 2 (trong chu kỳ) |
| 10 | Công khai OKRs toàn tổ chức | OKRs Master/Guard | Tuần 2 (trong chu kỳ) |
Quy trình thiết lập mục tiêu của OKRs không chỉ là một trình tự kỹ thuật mà còn là một cuộc cách mạng về tư duy quản trị. Bằng việc tuân thủ 10 bước nghiêm ngặt, đề cao tính dân chủ và minh bạch, tổ chức sẽ xây dựng được một bộ máy vận hành nhịp nhàng, nơi mỗi cá nhân đều hiểu rõ giá trị đóng góp của mình và sẵn sàng nỗ lực vượt ngưỡng để đạt được những mục tiêu khát vọng chung. Tuy bước đầu có thể gặp khó khăn, nhưng lòng kiên trì thực hiện qua vài chu kỳ sẽ mang lại sự thay đổi ngoạn mục cho hiệu suất của doanh nghiệp.
